Aujourd'hui nous générons un grand nombre de documents numériques, qu'ils soient personnels ou professionnels, la gestion de ces documents fait partie de notre quotidien.
Il est devenu habituel d’envoyer des documents en ligne à nos parents ou amis, pour partager des informations privées avec eux. Et au sein même des entreprises, il est nécessaire d'envoyer des documents sur Internet aux clients, fournisseurs ou à nos collègues.
Il est important que nous prenions conscience que ce processus apparemment trivial d'envoi de documents sur Internet implique certains risques que nous devons essayer de contrôler. Il est convenable de suivre les directives de cybersécurité qui protègent nos informations personnelles ou les données de l’entreprise de tomber entre des mains non autorisées.
Comment envoyer des documents en toute sécurité ?
Il existe plusieurs façons d'envoyer des documents sur Internet, mais vous devez l'analyser à partir de l’angle de la sécurité lorsque vous décidez lequel utiliser. Il y a plusieurs possibilités :
Envoyer des documents par e-mail :
C’est l’option la plus connue pour envoyer des fichiers en ligne, mais aussi la moins protégée, puisqu'elle laisse un accès facile aux pirates informatiques à accéder à vos informations. En outre, les pièces jointes sont un appât utilisé pour infecter les ordinateurs du destinataire avec certains types de logiciels malveillants. Gardez également à l'esprit que ce type de services de messagerie limite également la taille des documents que vous pouvez envoyer, ce qui ne constitue pas une alternative valable si vous souhaitez envoyer des documents volumineux et lourds.
Envoyer des documents par Whatsapp:
Cette célèbre application a incorporé l'option d'envoyer des documents dans presque n'importe quel format: pdf, doc, xls, ppt. Pour sa facilité d'utilisation, nous y avons souvent recours pour obtenir des informations importantes. Cela implique plusieurs risques: que l'information soit diffusée auprès de personnes non autorisées et que nous puissions subir un manque de réglementation en matière de protection des données.
Envoyer des documents par Google Drive :
Ce service Cloud de Google nous facilite l'accès partagé aux documents et rationalise de nombreux processus en entreprise. Cependant, nous devons garder à l'esprit que l'utilisation de tout Cloud implique une certaine vulnérabilité du matériel que nous stockons et partageons, car avec toute violation de sécurité que compromet un compte d'accès à ce service, notre matériel pourrait être exposé. Il faut donc être très prudent, établir des mots de passe forts et si possible, configurer une authentification double facteur.
Envoyer des documents par WeTransfer :
C'est un service qui est devenu très populaire pour envoyer des documents volumineux et lourds, car il permet d'envoyer jusqu'à 2Go dans le même transfert (dans sa version gratuite). Mais cet outil ne protège pas les fichiers pendant qu'ils sont en local ou en transit, de sorte qu'ils peuvent être exposés. Donc, ce n'est pas une alternative sécurisé si vous allez envoyer des documents qui contiennent des informations sensibles ou confidentielles, il serait donc souhaitable d'évaluer d'autres options.
Comment envoyer des documents lourds ?
Comme nous l'avons déjà expliqué dans la section précédente, il existe plusieurs outils en ligne qui nous permettent d'envoyer des documents sur Internet et nous avons commenté le niveau de sécurité de plusieurs de ces solutions : email, Whatsapp, services Cloud, parmi beaucoup d'autres.
Mais la tâche de protéger nos documents devient plus complexe lorsque les fichiers à envoyer sont volumineux et lourds. Dans ce cas, l'option d'envoi de documents par e-mail n'est pas valide, car nous savons déjà qu'elle est limitée la taille du fichier. Il en est de même pour plusieurs des solutions mentionnées ci-dessous.
Une des options que nous avons commenté, “WeTransfer” permet de résoudre le problème de la taille et d'envoyer des documents volumineux et lourds. Mais nous avons pu remarquer que cette option ne garantit pas la sécurité de nos fichiers, nous devons donc être vigilant lors de son utilisation.
L’option la plus sécurisée pour envoyer des documents volumineux et lourds est d’utiliser un service de cryptage pour s'assurer que si le fichier tombe entre de mauvaises mains, le pirate ne sera pas en mesure d'accéder à son contenu, avec les dommages consécutifs qui en résulteraient.
Il existe plusieurs solutions sur le marché qui permettent de crypter des fichiers, mais la plupart sont techniquement complexes et difficiles à intégrer dans les environnements de travail. Pour cette raison, beaucoup de personnes et / ou d'entreprises rejettent leur utilisation, exposant leurs données, sans perdre leur confort et leur productivité.
Une alternative plus sécurisée que WeTransfer est l’application suivante : HushApp. Elle vous permet d’envoyer des documents volumineux et lourds en toute sécurité, puisque vos documents restent cryptés localement, à distance et en transit. Le point positif est que ce haut niveau de sécurité ne réduit pas la facilité d'utilisation de l’application. La meilleure chose est que ce niveau de sécurité élevé ne réduit pas la facilité d'utilisation de l’application.
Avec sa simplicité et sa commodité, HushApp vous offre : une technologie connaissance nulle, une intégration entre la version web et mobile, une gestion des contacts, des envois de documents en un clic vers votre réseau et des envois sécurisés à des tiers qui n'utilisent pas HushApp.
En résumé, nous travaillons pour démontrer que la convivialité n'est pas incompatible avec la sécurité.